“建构——广州影像三年展2021文献展”现场
走进广东美术馆的档案库房，一卷卷纸质文件、一帧帧电子影像，生动地记录了美术馆过去20多年来近1300个展览的足迹。每一份档案不仅是一段历史的缩影，更凝聚了档案工作者多年的经验与心血，成为美术馆保护和传承艺术的重要基石。每一个展览都是一个艺术故事，每一份存档的档案都承载着艺术发展的脉络，是连接历史与当下的重要桥梁。
在艺术展览档案的收集环节，广东美术馆自2017年起进一步完善和升级档案管理模式后，实行了“项目负责人收集负责制”。展览项目负责人负责协调各部门，收集展览相关文献资料，并将资料集中提交至美术文献研究中心，由档案管理人员统一核对、分类和归档。此举措有效保证了档案资料的全面性和准确性。在实践过程中，档案管理人员经常遇到资料来源复杂、格式不统一的问题，通过制定标准化提交模板、开展资料交接会议等方法，有效提升了收集效率和质量。
档案整理流程同样严谨有序。档案人员首先依据《展览档案提交详情表》逐一核对资料完整性，哪怕是一份嘉宾签到表都不放过。接下来，按主题和时间顺序对文字、图片、视频等资料进行分类与排序。完成初步整理后，通过扫描仪和数字转录设备实现电子化存储，并建立详细的目录和检索索引。广东美术馆坚持传统纸质档案与电子档案“双轨制”管理模式，将数字化存储作为日常查询的主要手段，纸质档案则作为长期备份保存，确保历史文献的完整性和安全性。数字资料还同步进行三重备份，一份存入光盘，两份存于不同硬盘，进一步保障档案的长期安全。在一次大型国际展览归档中，档案人员甚至耗时数周，反复比对展览宣传视频和策展稿件，修正了数十处资料信息差异，确保了档案的完整性和权威性。
据介绍，广东美术馆艺术展览档案工作经历了“建立初期、数字化转型、完善和升级”三个阶段。
建立初期：1997年广东美术馆开馆之初，便同步建立了艺术展览档案机制，配合展览收集和整理相关资料。当时档案以纸质文献、照片和录像带为主，分类和管理主要依赖人工，流程较为简单。
数字化转型期：随着技术的发展，馆内逐步将纸质文献、照片和录像带等转换为数字格式，建立数字存储系统，使资料管理和查询更加高效便捷。
完善和升级期：2017年至今，档案收集和整理工作变得更加系统、专业和细致，档案人员积极整理和保存展览相关的文献、图片、视频等多媒体资料，让档案内容更加全面。
截至2024年，广东美术馆已整理归档1453卷艺术展览档案，包括约60000页资料和2319张声像光盘，完整记录了20多年的展览历程。在这一阶段，档案人员还探索如何让档案走出库房，与公众产生更多互动，推动资源开放和活化利用。
随着近年展览规模的扩大，档案工作量成倍增长。仅2024年度，广东美术馆就归档纸质档案近4000页，电子资料约400GB。相比1998年全年仅有289页纸质档案的情况，如今的增长既反映了展览活动的频繁，也体现了档案管理水平的持续提升。这些艺术展览档案也为广东美术馆获得“省一级档案综合管理单位”称号提供了重要支撑，为档案管理的规范化和科学化打下了良好的基础。
档案的价值不止于保存。广东美术馆积极探索档案的再利用，使其成为学术研究的重要资料库和策展的灵感源泉。研究人员借助艺术展览档案重构艺术家的创作轨迹、探讨艺术现象的历史脉络；策展团队则通过查阅档案，发现被遗忘的展览主题和展陈手法，丰富当代策展的思路。此外，档案还为美术馆展览提供了重要资料支持，其中“广州三年展”和“广州影像三年展”期间，同时策划了文献展，将档案资源有效转化为公共展示内容。广东美术馆也通过实物档案为基础，策划了“追梦新时代，奋斗新征程——广东美术馆展览海报设计巡回展”等专题展览，让档案走出库房，走进公众视野，唤起社会对美术馆历史的关注与兴趣。
未来，广东美术馆将继续坚持规范化、数字化的管理方向，进一步丰富和完善艺术展览档案的资源库建设，让艺术展览档案资源服务更广泛的公众、教育和研究领域。这些珍贵的档案资料不仅是学术研究的重要资源，也是美术馆在文化交流、社会教育和国际传播中不可或缺的力量。
在档案工作者的持续努力下，这些静默的档案正悄然发挥着连接过去与未来的作用，成为广东美术馆文化传承不可或缺的力量。
